Je reserveringssysteem koppelen

Van Avento naar je systeem. Boekt een organisator je via Avento, dan zetten we de boeking meteen in je reserveringssysteem: datum, tijden, aantal gasten, wat er geboekt is, het Avento-nummer en de naam van de organisator of zijn bedrijf. Wijzigt of vervalt de boeking op Avento, dan passen we hem daar ook aan.

Van je systeem naar Avento (MICE Operations en Recras). Wat daar als optie of bevestigd staat, zetten we op Avento dicht. Zo boekt niemand je dubbel. Dat lezen we elk half uur in.

Je arrangementen en zalen (MICE Operations en Recras). In de editor van je aanbod haal je ze met prijs op, in plaats van ze over te typen. Prijzen van arrangementen die je zo ophaalt, houden we een paar keer per dag bij: verandert een prijs in je systeem, dan hier ook. Losse Recras-producten volgen we niet; daar weten we niet of het bedrag inclusief btw is.

Het e-mailadres en telefoonnummer van de organisator gaan nooit naar je systeem. Typt iemand er een in zijn opmerkingen, dan halen we het eruit. Het contact loopt via Avento, ook na de boeking.

Je API-sleutel slaan we versleuteld op. Op je scherm zie je alleen de laatste vier tekens. Ontkoppel je, dan gooien we hem weg. Wat al in je systeem staat, blijft daar staan.

1. Ga naar Instellingen › Agenda en koppelingen en kies Reserveringssysteem koppelen.
2. Klik op je systeem en plak de API-sleutel (hieronder per systeem waar je die vindt).
3. Klik op Controleer sleutel. Werkt hij, dan kies je welke boekingen erin gaan en in welke ruimte, agenda of welk restaurant ze landen.
4. Klik op Koppel. Komende boekingen zetten we er meteen in.
5. Wil je het zeker weten? Stuur een testboeking: we zetten een nepboeking een paar weken vooruit in je systeem en halen hem meteen weer weg (in Recras en Zenchef annuleren we hem).

Koppelen kan de eigenaar van het bedrijfsaccount. Heb je twee locaties met elk een eigen account, dan koppel je ze allebei.

Elke boeking via Avento komt vanzelf in MICE te staan, met datum, tijden, aantal gasten en wat er geboekt is. Andersom zetten we wat in MICE als optie of bevestigd staat op Avento dicht, zodat je nooit dubbel geboekt wordt.

Een boeking komt in MICE binnen als aanvraag. Zet hem daar zelf op Bevestigd: MICE laat ons de status niet zetten. De API zit in de pakketten Regular en Pro.

Waar vind je de sleutel?

1. Log in MICE in als beheerder.
2. Ga naar Beheer, dan Integraties, dan API keys.
3. Maak een nieuwe sleutel met de naam Avento en kopieer hem.

Open de API keys in MICE

De testboeking. We zetten een nepboeking voor over twee maanden in MICE en verwijderen hem meteen weer. Zo weet je dat een echte boeking aankomt.

MICE Operations koppelen

Elke boeking via Avento komt vanzelf in je SuperSaaS-agenda, met datum, tijden, aantal gasten en het Avento-nummer. Wijzigt hij op Avento, dan schuift hij mee; vervalt hij, dan haalt SuperSaaS hem weg.

Alleen gewone agenda's met resources (een zaal of ruimte) nemen boekingen aan; capaciteits- en service-agenda's staan daarom niet in de keuzelijst. Is het tijdslot in SuperSaaS al bezet of gesloten, dan kan SuperSaaS de boeking weigeren. Je ziet dat hier terug en krijgt een melding.

Waar vind je de sleutel?

1. Log in SuperSaaS in als beheerder.
2. Open Account Info en klik onderaan bij API Key op Generate.
3. Kopieer de sleutel, en je accountnaam (die staat in je SuperSaaS-adres).

Vervalt een boeking op Avento, dan haalt SuperSaaS hem uit je agenda.

De testboeking. We zetten een nepboeking voor over twee maanden in je SuperSaaS-agenda en verwijderen hem meteen weer. Zo weet je dat een echte boeking aankomt.

SuperSaaS koppelen

Elke boeking via Avento komt vanzelf in Recras als definitieve boeking, met een klantkaart op naam van de organisator. Andersom zetten we je Recras-boekingen op Avento dicht, zodat je nooit dubbel geboekt wordt.

Een boeking komt in Recras onder het product of arrangement dat je bij deze koppeling kiest. Kies je er geen, dan staat hij er zonder regels in en vul je die daar zelf aan.

Waar vind je de sleutel?

1. Log in Recras in met een gebruiker die boekingen en klanten mag maken.
2. Maak bij die gebruiker een API-sleutel aan.
3. Kopieer de sleutel, en je accountnaam (het eerste deel van je Recras-adres).

Vervalt een boeking op Avento, dan zetten we hem in Recras op Geannuleerd.

De testboeking. We zetten een nepboeking voor over twee maanden in Recras en annuleren hem meteen weer. Hij blijft daar als geannuleerde boeking staan, met een klantkaart Avento (test).

Recras koppelen

Elke boeking via Avento komt vanzelf als reservering in Zenchef, met datum, tijd, aantal gasten en de naam van de organisator. Wijzigt hij op Avento, dan schuift hij mee; vervalt hij, dan annuleren we hem daar.

Dit werkt met de Formitable-omgeving van Zenchef. Zie je bij Instellingen, Team geen API-sleutel, vraag Zenchef dan om API-toegang. Past een boeking niet in je instellingen daar (openingstijden, groepsgrootte), dan kan Zenchef hem weigeren; je ziet dat hier terug.

Waar vind je de sleutel?

1. Log in bij Zenchef (Formitable) met je eigen gebruiker.
2. Ga naar Instellingen, dan Team.
3. Maak bij je gebruiker een API-sleutel aan en kopieer hem.

Vervalt een boeking op Avento, dan annuleren we de reservering in Zenchef.

De testboeking. We zetten een nepreservering voor twee personen op een open tijd in Zenchef en annuleren hem meteen weer. Hij blijft daar als geannuleerde reservering staan.

Zenchef koppelen

Je systeem weigert de sleutel. Dat gebeurt als de sleutel is ingetrokken of je pakket geen API meer heeft. Je krijgt een melding, en bovenaan je agenda staat wat er aan de hand is. Nieuwe boekingen wachten bij ons; zodra je een nieuwe sleutel invult, zetten we ze er alsnog in.

Een boeking kwam niet aan. Bijvoorbeeld omdat de gekozen ruimte niet meer bestaat, of het tijdslot daar al vol zit. Bij de koppeling zie je welke boeking het is en waarom. Kies je een andere ruimte, dan proberen we het meteen opnieuw. In je lijst met komende boekingen zie je per boeking of hij al in je systeem staat.

Heeft je systeem een agenda-link (iCal), dan kun je die nu al koppelen: wat daar bezet staat, gaat op Avento dicht. Bij Agenda zie je per systeem of dat kan. Staat het jouwe er niet bij, laat het ons dan daar weten; zo weten we welke koppeling we als volgende bouwen.

Vragen? Neem contact op.