Privacyverklaring

Avento B.V. (hierna: “Avento”, “wij” of “ons”) hecht groot belang aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij die verwerken, met wie wij ze delen en welke rechten je hebt.

Deze privacyverklaring is opgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG.

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van je persoonsgegevens kun je contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.

Deze privacyverklaring is van toepassing op:

• organisatoren die via het platform events samenstellen en boekingen plaatsen;
• aanbieders (partners) die via het platform hun diensten aanbieden;
• klanten van aanbieders die via een persoonlijke link van een aanbieder een review schrijven; en
• bezoekers van de website.

Gegevens die je zelf verstrekt. Bij het aanmaken van een account en het gebruik van het platform verwerken wij onder meer: naam, e-mailadres, telefoonnummer, adresgegevens, bedrijfsgegevens (bij zakelijke gebruikers), gegevens over je event en je voorkeuren, en de berichten die je via het platform stuurt.

Gegevens die automatisch ontstaan. Om het platform te laten werken en te beveiligen leggen onze systemen technische gegevens vast, zoals je IP-adres, browser- en apparaatgegevens en foutmeldingen. Daarnaast houden we bij welke onderdelen van je event je al hebt bekeken, zodat nieuwe offertes en berichten herkenbaar blijven.

Gebruik van de website, alleen met je toestemming. Geef je in de cookiebalk toestemming, dan meten we met Google Analytics en PostHog welke pagina's je bezoekt en welke stappen je zet, zoals een aanvraag versturen of je aanmelden als aanbieder. PostHog kan daarbij ook vastleggen waar je klikt en hoe je door een pagina gaat (een sessie-opname); wat je in invulvelden typt, wordt daarin afgeschermd. Namen, e-mailadressen en persoonlijke links (zoals een RSVP- of reviewlink) sturen we niet mee. Zonder toestemming laden we Google Analytics en PostHog niet.

Eigen tellingen, zonder cookies. Om aanbieders te laten zien hoe vaak hun aanbod bekeken en gevonden wordt, tellen we zelf welke aanbiedingen je bekijkt en hoe lang, welk aanbod je in de zoekresultaten voorbij ziet komen en hoe ver je door de foto's bladert (dat laatste alleen als dagtotaal per aanbod). Ben je ingelogd, dan koppelen we een weergave aan je account; zo niet, dan aan een versleutelde vorm van je IP-adres die elke dag verandert. Aanbieders zien alleen totalen, nooit wie er keek. In je browser onthouden we alleen tijdens je bezoek dat een pagina al geteld is (in de sessieopslag van je browser, geen cookie). Dit doen we op grond van ons gerechtvaardigd belang: aanbieders inzicht geven in wat hun aanbod oplevert. We bewaren deze tellingen 14 maanden.

Reviews via een uitnodiging. Schrijf je een review via een persoonlijke link van een aanbieder, dan verwerken we je sterren, je tekst, de datum van je event, de naam die je opgeeft en je e-mailadres. Je naam en review zijn openbaar. Je e-mailadres is niet zichtbaar, ook niet voor de aanbieder: we gebruiken het om misbruik te voorkomen (één review per e-mailadres per aanbod) en om je te bereiken als er een vraag of melding over je review is.

Je akkoord op onze voorwaarden. We leggen vast met welke versie van de algemene voorwaarden en (als aanbieder) de partnervoorwaarden je akkoord ging, en welke versie van deze privacyverklaring je zag, met datum en tijd.

Gegevens van derden. Wij kunnen gegevens ontvangen van onze betalingsdienstverlener (Mollie) over de status van een betaling, en van het Handelsregister van de Kamer van Koophandel wanneer een aanbieder zijn bedrijfsgegevens laat ophalen of verifiëren.

Wij verwerken je persoonsgegevens voor de volgende doelen en bijbehorende rechtsgronden:

• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG): het aanmaken en beheren van je account, het faciliteren van aanvragen, boekingen en betalingen, en het verzorgen van de diensten die je via Avento afneemt.
• De volgorde van aanbod in de zoekresultaten (art. 6 lid 1 sub b en f AVG): voor aanbieders gebruiken we, naast de match met de zoekopdracht, hun abonnement, badge en soort account, ook hoe vaak ze in de laatste 90 dagen binnen 48 uur op een aanvraag reageerden (met een bericht, offerte of afwijzing) en wanneer ze voor het laatst actief waren (inloggen, de agenda bijwerken of bevestigen, een bericht of offerte sturen). We gebruiken daarvan alleen een grove groep, geen exacte tijden, en organisatoren zien die gegevens niet. Hoe de volgorde werkt, staat in artikel 14 van de partnervoorwaarden en artikel 13A van de algemene voorwaarden. De volgorde hangt niet af van het profiel of gedrag van de organisator; de zoeksessie-cookie uit artikel 11 houdt alleen gelijkwaardige resultaten op hun plek terwijl je zoekt.
• Vastleggen van je akkoord (art. 6 lid 1 sub b en f AVG): zodat we kunnen laten zien welke afspraken voor jou gelden, ook nadat je je account hebt verwijderd (zie artikel 7). Voor aanbieders staat dat ook in de partnervoorwaarden (artikel 19.5); voor de afspraak dat Avento namens hen factureert geldt daarnaast de fiscale bewaarplicht (art. 6 lid 1 sub c AVG).
• Facturen opmaken en bewaren (art. 6 lid 1 sub b en c AVG): Avento maakt namens de aanbieder de offerte en de factuur aan de organisator op, en stuurt de aanbieder een factuur voor de commissie. Daarvoor gebruiken we de facturatiegegevens van de aanbieder (bedrijfsnaam, vestigingsadres, KvK-nummer, btw-nummer, facturatie-e-mailadres en IBAN) en de naam en het adres van de organisator. Facturen moeten we volgens de belastingwet bewaren (zie artikel 7).
• Communicatie over boekingen en dienstverlening (art. 6 lid 1 sub b AVG): het versturen van bevestigingen, updates, meldingen en serviceberichten over je gebruik van het platform.
• Klantenservice en ondersteuning (art. 6 lid 1 sub f AVG): het beantwoorden van vragen, het afhandelen van klachten en het bieden van ondersteuning. Hierbij hebben wij een gerechtvaardigd belang om je goed te kunnen helpen.
• Werking, beveiliging en foutopsporing (art. 6 lid 1 sub f AVG): technische logging om storingen op te sporen en misbruik van het platform te voorkomen.
• Marketing en nieuwsbrieven (art. 6 lid 1 sub a AVG): het versturen van updates en aanbiedingen als je daar expliciet toestemming voor hebt gegeven. Je kunt die toestemming altijd intrekken.
• Meten hoe de website wordt gebruikt (art. 6 lid 1 sub a AVG): alleen als je daar in de cookiebalk toestemming voor gaf. Intrekken kan via "Cookievoorkeuren" onderaan elke pagina.
• Aanbieders hun bereik laten zien (art. 6 lid 1 sub f AVG): eigen tellingen, zonder cookies, van hoe vaak aanbod bekeken en gevonden wordt. Aanbieders zien alleen totalen. Zie "Eigen tellingen" in artikel 4.
• Reviews publiceren en betrouwbaar houden (art. 6 lid 1 sub f AVG): reviews tonen aan organisatoren, en nepreviews en dubbele reviews tegengaan. Organisatoren hebben er belang bij om te weten wat eerdere klanten vonden; aanbieders bij eerlijke reviews.
• Misbruik van het platform opsporen en voorkomen (art. 6 lid 1 sub f AVG): signalen klaarzetten voor een medewerker, bijvoorbeeld bij nepprijzen of dubbel aanbod. Hieronder staat precies hoe dat werkt.
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen (art. 6 lid 1 sub c AVG): bijvoorbeeld fiscale en administratieve bewaarplichten.

Wanneer wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG), maken wij een zorgvuldige afweging tussen ons belang en jouw privacybelangen. Waar mogelijk gebruiken wij geanonimiseerde of geaggregeerde gegevens. Je kunt altijd bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

Aanbieders en organisatoren. Om boekingen te kunnen faciliteren delen wij, waar nodig, relevante gegevens tussen aanbieders en organisatoren: bijvoorbeeld de gegevens van je aanvraag en de contactgegevens die nodig zijn om een boeking af te stemmen.

Dienstverleners die wij inschakelen. Voor de werking van het platform maken wij gebruik van de volgende partijen:

• Supabase: database, bestandsopslag en inloggen. Hier staan je account- en platformgegevens.
• Mollie B.V. (Amsterdam): het afhandelen van betalingen en uitbetalingen. Mollie verwerkt betaalgegevens onder haar eigen privacybeleid.
• Anthropic: de AI-functies op het platform: de AI-assistent, het uitlezen van bonnen die je uploadt en het vertalen van aanbodteksten. De inhoud die je aan deze functies aanbiedt wordt daarvoor naar deze dienst gestuurd.
• Kamer van Koophandel (Handelsregister-API): het opzoeken en verifiëren van bedrijfsgegevens van aanbieders.
• De pushdienst van je browser of besturingssysteem: het bezorgen van pushmeldingen, als je die zelf hebt aangezet.
• Google (Google Analytics): meten hoe de website wordt gebruikt, alleen als je daar in de cookiebalk toestemming voor gaf.
• PostHog: meten hoe de website wordt gebruikt, inclusief sessie-opnames, op servers in de EU en alleen als je daar in de cookiebalk toestemming voor gaf.

Waar deze partijen namens ons persoonsgegevens verwerken, gelden de eisen die de AVG aan verwerkers stelt, waaronder afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid.

Doorgifte buiten de EU/EER. Een deel van deze verwerking kan buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvinden. Dat geldt in het bijzonder voor de AI-functies en voor Google Analytics. PostHog slaat de gegevens op in de EU, maar is een Amerikaans bedrijf. Bij doorgifte buiten de EU/EER gelden de waarborgen die de AVG voorschrijft: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses). Wil je weten waar de verwerking voor een specifieke functie plaatsvindt, mail ons dan via info@aventoevents.com.

Wettelijke verplichtingen. Wij kunnen gegevens verstrekken aan bevoegde autoriteiten als wij daartoe wettelijk verplicht zijn of in het kader van juridische procedures. Wij verkopen je gegevens niet.

Wat je in een aanvraag invult, delen we alleen met de aanbieder(s) die die aanvraag ontvangen. Dat geldt ook voor dieetwensen of allergieën: die zijn bedoeld voor de keuken van de aanbieder en gaan nergens anders heen: niet naar Google Analytics en niet naar de AI-assistent. Vul daarom alleen in wat de aanbieder nodig heeft, zonder namen van gasten.

Wij hanteren de volgende (indicatieve) bewaartermijnen:

• Accountgegevens: gedurende de looptijd van je account en tot maximaal 3 maanden na beëindiging.
• Boekings- en transactiegegevens: 7 jaar na afloop van het boekjaar (fiscale bewaarplicht).
• Offertes, facturen, creditfacturen, commissiefacturen en de facturatiegegevens die erop staan: 7 jaar (fiscale bewaarplicht, art. 52 lid 4 Algemene wet inzake rijksbelastingen), ook als je je account eerder verwijdert.
• Communicatiegegevens (bijvoorbeeld support): tot 2 jaar na het laatste contactmoment.
• Reden van vertrek (wat je kiest en eventueel toelicht als je je account archiveert, sluit of verwijdert): 2 jaar, ook als je account daarna verwijderd is. We gebruiken het alleen om Avento beter te maken.
• Wachtlijst: tot 3 maanden nadat Avento voor organisatoren opengaat (zie artikel 12).
• Technische logs: kort, en niet langer dan nodig voor beveiliging en foutopsporing.
• Reviews via een uitnodiging: je review en naam zolang de review online staat; je e-mailadres wordt samen met de review verwijderd.
• Signalen van misbruik (zie artikel 5): leidt een voorval niet tot een signaal voor een medewerker, dan wissen we het na maximaal 7 maanden. Bleek een signaal in orde, dan wissen we na 6 maanden het bewijs erbij, ook bij de losse voorvallen. Wat blijft: dát er een signaal was, wanneer, hoe vaak, welk ander account erbij hoorde en wat de medewerker besloot. Een afgehandeld signaal blijft bij je account zolang je account bestaat, en wordt verwijderd als je je account verwijdert. In ons logboek blijft alleen staan dát een medewerker een signaal afhandelde, zonder de inhoud.
• Signalen van het contactfilter in de chat: het korte stukje tekst dat het filter bewaart, blijft zolang het gesprek bestaat.
• Je akkoord op de voorwaarden: zolang je account bestaat, en daarna nog een vaste tijd. Verwijder je je account, dan bewaren we alleen welke versie je accepteerde of las en wanneer, en als je een bedrijf hebt ook je KvK-nummer en bedrijfsnaam. Zo kunnen we het akkoord later nog aan jouw bedrijf en de facturen koppelen. Je akkoord op de partnervoorwaarden bewaren we daarna nog 7 jaar: daarin staat ook de afspraak dat Avento namens jou factureert, en voor facturen geldt een wettelijke bewaarplicht van 7 jaar. Je akkoord op de algemene voorwaarden en het lezen van deze privacyverklaring bewaren we daarna nog 5 jaar, zodat we bij een geschil kunnen laten zien welke afspraken golden. Daarna wissen we het.
• Gebruiksstatistieken (Google Analytics): zolang ingesteld in Google Analytics, en niet langer dan 14 maanden.
• Gebruiksstatistieken (PostHog): niet langer dan 14 maanden; sessie-opnames niet langer dan 30 dagen.
• Eigen tellingen van weergaven en zoekresultaten: 14 maanden, daarna wissen we ze automatisch.

Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij langere bewaring noodzakelijk is voor bijvoorbeeld juridische procedures of wettelijke verplichtingen.

Avento treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeautoriseerde toegang. Denk aan versleuteling van gegevensverkeer (SSL/TLS), toegangscontrole op rijniveau in onze database en regelmatige beveiligingscontroles.

Bij een datalek dat waarschijnlijk een risico inhoudt voor je rechten en vrijheden, melden wij dit binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens en, als dat vereist is, ook aan jou persoonlijk.

Op grond van de AVG heb je onder meer de volgende rechten:

• Recht op inzage: je kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van je verwerken. Dat geldt ook voor signalen van misbruik, de voorvallen daaronder en de notities die een medewerker daarover over jou maakte.
• Recht op rectificatie: je kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering: je kunt in bepaalde gevallen vragen om verwijdering van je gegevens.
• Recht op beperking van de verwerking: je kunt in bepaalde gevallen vragen de verwerking te beperken.
• Recht op overdraagbaarheid: je kunt vragen om je gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.
• Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang (art. 21 AVG), zoals het zoeken naar signalen van misbruik. Maak je bezwaar, dan stoppen we daarmee voor jou, tenzij we zwaarwegende redenen hebben om door te gaan. Die leggen we je dan uit.
• Recht om toestemming in te trekken: is een verwerking gebaseerd op je toestemming, dan kun je die altijd intrekken. Dat werkt niet met terugwerkende kracht.

Je account verwijderen kun je zelf, onderaan je accountinstellingen. Andere verzoeken kun je indienen via info@aventoevents.com. Wij reageren in de regel binnen 30 dagen. Bij complexe of talrijke verzoeken kan die termijn met maximaal 60 dagen worden verlengd; we laten je dat dan weten.

Vind je dat wij je gegevens niet correct verwerken, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Het platform van Avento is niet bedoeld voor personen jonger dan 18 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen. Als wij vaststellen dat persoonsgegevens van een minderjarige zonder toestemming van een ouder of voogd zijn verzameld, verwijderen wij die zo snel mogelijk.

Deze website plaatst alleen functionele cookies: de cookie die je inlogsessie bewaart, een cookie die onthoudt of je als organisator of als aanbieder werkt, een cookie die onthoudt dat je de huidige voorwaarden hebt geaccepteerd (1 jaar; lukt dat opslaan even niet, dan een tijdelijke van hooguit 30 minuten), een cookie van 30 minuten met een willekeurig nummer zodat de volgorde van gelijkwaardige zoekresultaten niet verspringt terwijl je zoekt (niet gekoppeld aan je account) en, voor aanbieders, een cookie die onthoudt welk aanbod je in je aanbiedersomgeving bekijkt. Zonder de eerste twee kun je niet ingelogd blijven.

Analytische cookies plaatsen we alleen als je daar in de cookiebalk toestemming voor geeft. Dan laden we Google Analytics en PostHog, die eigen cookies zetten om bezoeken te tellen. Weigeren is net zo makkelijk als accepteren, en zolang je niet kiest laden we geen van beide. Onze eigen tellingen (artikel 4) gebruiken geen cookies en lopen daar los van. Je keuze bewaren we in je browser (niet in een cookie); via "Cookievoorkeuren" onderaan elke pagina pas je hem aan. Trek je je toestemming in, dan stopt het meten; cookies die Google Analytics of PostHog al had gezet, wis je via je browserinstellingen.

Wij gebruiken geen advertentiecookies en volgen je niet over andere websites. Je kunt cookies altijd weigeren of wissen via je browserinstellingen; zonder de functionele cookies word je dan uitgelogd.

Marketingcommunicatie, zoals nieuwsbrieven en aanbiedingen, sturen wij alleen als je daarvoor toestemming hebt gegeven. Je kunt je op ieder moment afmelden via de afmeldlink onderaan elk bericht of via je accountinstellingen.

Serviceberichten over je account, je aanvragen en boekingen of belangrijke wijzigingen in onze dienstverlening ontvang je ook als je je hebt afgemeld voor marketing.

Wachtlijst. Zolang Avento nog niet open is voor organisatoren, kun je je op de website aanmelden voor de wachtlijst. We bewaren dan je e-mailadres, de pagina waarop je je aanmeldde en wat je wilde doen (bijvoorbeeld aanvragen of bewaren). Daarmee sturen we je één bericht: dat je kunt aanvragen. We gebruiken het adres niet voor iets anders, niet voor een nieuwsbrief en niet voor reclame, en het staat alleen in onze eigen database (Supabase, zie artikel 6). De grondslag is je toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG). We bewaren deze gegevens tot 3 maanden nadat Avento voor organisatoren opengaat en verwijderen ze daarna. Wil je eerder van de lijst af, mail dan naar info@aventoevents.com; dan halen we je adres weg.

Avento maakt geen gebruik van volledig geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen voor je heeft of je anderszins in aanmerkelijke mate treft in de zin van de AVG.

Voor signalen van misbruik zet een systeem alleen een signaal klaar. Een medewerker van Avento bekijkt het, en een maatregel zoals aanbod offline halen of een account schorsen neemt altijd een mens, met uitleg aan de aanbieder.

Avento kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld door wijzigingen in de wetgeving of in ons platform. Wezenlijke wijzigingen kondigen we vooraf aan via het platform of per e-mail. De meest recente versie staat altijd op deze pagina.

Voor vragen of verzoeken over deze privacyverklaring kun je contact met ons opnemen via de onderstaande gegevens. Onze algemene voorwaarden staan op /voorwaarden.